Ringkasan SPM Bab 11_PENGUKURAN KINERJA MANAJEMEN

BAB 11

PENGUKURAN KINERJA MANAJEMEN

1.      INFORMASI YANG DIGUNAKAN DALAM PENGENDALIAN

            Seorang manajer fungsinya adalah menjamin bahwa pekerjaan yang ada pada organisasi dilakukan secara efisien dan efektif.

Dalam pengendalian manajemen manajer bekerja melalui orang lain dengan berbagai cara berikut ini:

1.      Memilih pegawai

2.      Memastikan pegawai dilatih secara layak

3.      Memutuskan dimana pegawai tersebut cocok pada organisasi

4.      Pemberdayaan pegawai

5.      Memberikan nasehat dan saran

6.      Mengatasi masalah

7.      Menjamin bahwa lingkungan pekerjaan memuaskan

8.      Pendisiplinan setiap pegawai

9.      Mengatasi perselisihan antarpusat pertanggungjawaban

10.  Menyetujui tindakan-tindakan yang diusulkan oleh bawahan

11.  Berinteraksi dengan manajer lain untuk bekerjasama dan mengatasi masalah yang muncul dari pusat pertanggungjawaban

12.  Membuat suasana yang memungkinkan pegawai bekerja secara efisien dan efektif.

Untuk menjalankan tugas-tugas di atas, manajer membutuhkan informasi.Pada bagian berikut ini dijelaskan sifat dari beberapa informasi yang bermanfaat dalam proses pengendalian.

Informasi Informal

Banyak informasi yang digunakan manajer adalah informasi informal-manajer menerimanya melalui pengamatan, percakapan, telepon, rapat, memo, pertemuan-pertemuan sehingga sama sekali berbeda dengan informasi yang diperoleh dari laporan formal. Akhir-akhir ini istilah management by walking around merupakan bagian penting dalam memperoleh informasi.

Informasi Pengendalian Tugas

Kebanyakan informasi formal yang ada pada suatu organisasi adalah informasi pengendalian tugas. Sistem pengendalian produksi menyediakan informasi yang menjadwalkan pengiriman bahan baku, penggunaan tenaga kerja dan sumber daya lain, sehingga produk yang sebenarnya dan jumlah yang benar dapat diperoleh pada akhir proses. Sistem juga mengendalikan pemesanan, gaji, penyimpanan, dan aktivitas lain. Informasi pengendalian manajemen terutama merupakan ringkasan dari informasi pengendalian tugas.

Laporan Anggaran

Angagaran yang disetujui merupakan media pengendalian aktivitas pusat pertanggungjawaban yang ada, dan suatu laporan yang membandingkan pendapatan sesungguhnya dengan biaya yang dianggarkan merupakan laporan keuangan yang penting.

Sinyal Anggaran. Jumlah yang terlalu tinggi, misalnya biaya entertainment, biaya berlangganan, biaya iklan dimana anggaran ini memberi sinyal kepada manajer untuk mengeluarkan uang tidak lebih dari yang dianggarkan tanpa adanya persetujuan khusus.Biaya yang terlalu rendah, misalnya pelatihan, biaya ini memberi sinyal untuk mengeluarkan setidaknya sejumlah yang dianggarkan.Perbedaan mana anggaran yang terlalu tinggi dan rendah ini seringkali sulit dibedakan.Tugas manajer untuk selalu waspada terhadap hal ini.

Informasi Non Keuangan

Informasi non keuangan tertentu merupakan indikator penting tentang bagaimana strategi yang dipilih diterapkan. Hal ini mengacu pada beberapa cara: variabel-variabel penting, faktor-faktor strategi, faktor kesuksesan kunci, faktor kesuksesan kritis atau indikator kinerja kunci.

2.      SISTEM PENGUKURAN KINERJA

Di masa lalu,perusahaan sebenarnya telah menggunakan ukuran keuangan dan non keuangan.Namun perusahaan cenderung menggunakan ukuran non keuangan untuk pengendalian tugas,sedangkan ukuran keuangan digunakan untuk tingkatan pengendalian manajemen.Dengan sistem pengukuran kinerja,gabungan antara ukuran keuangan dan non keuangan digunakan pada semua tingkatan organisasi.Contoh penerapan sistem pengukuran kinerja saat ini adalah pendekatan balanced scorecard.Sistem pengukuran ini merupakan indikator dan ukuran mengenai berbagai aspek strategi bisnis.Dalam penerapannya sistem ini akan membantu manajer dalam melihat bisnis dari empat perspektif penting,yaitu perspektif keuangan,perspektif bisnis internal,perspektif pelanggan,dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan.

Manfaat Pengukuran Kinerja Manajemen

Manfaat pengukuran kinerja bagi manajemen maupun karyawan adalah sebagai berikut.

1.      Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui pemotivasian karyawan secara maksimum,

2.      Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan,seperti promosi,transfer,dan pemberhantian,

3.      Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan,

4.      Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka menilai kinerja mereka,

5.      Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan.

3.      BALANCED SCORECARD

Balanced scorecard merupakan contoh sistem pengukuran kinerja.Dalam membuat balanced scorecard, eksekutif harus memilih seperangkat ukuran yang:

1.      Menunjukkan faktor krisis secara yang akan menentukan kesuksesan strategi perusahaan.

2.      Menunjukkan hubungan diantara hubungan individual sebagai penyebab, dan

3.      Menyediakan pandangan yang lebih luas tentang status terkini perusahaan.

Balanced scorecard menciptakan gabungan ukuran strategis, hasil dan ukuran pemicu, ukuran keuangan dan non keuangan, dan ukuran internal dan ukuran eksternal.

Hasil Dan Ukuran Pemicu.Ukuran hasil menunjukkan hasil dari suatu strategi (pendapatan yang meningkat atau kualitas yang membaik).Jumlah pendapatan yang meningkat adalah hasil dari penerapan strategi yang berhasil. Ukuran ini merupakan indikator yang menunjukkan kepada manjemen apa yang telah terjadi. Sebaliknya ukuran pemicu adalah indikator terdepan yang menunjukkan kemajuan bagian-bagian penting dari penerapan suatu strategi.Contoh pemicu adalah waktu siklus.Ukuran hasil dapat menunnjukkan hasil akhir.Ukuran pemicu dapat diperoleh dari tingkatan yang lebih kecil dan menunjukkan perubahan yang mempengaruhi hasil.

Ukuran Keuangan Dan Non Keuangan. Organisasi telah mengembangkan sistem yang sangat canggih untuk mengukur kinerja keuangan. Namun sulitnya di Amerika Serikat banyak perusahaan pada era 1980-an, industrinya didorong oleh perubahan dalam wilayahnon keuangan, seperti kepuasan pelanggan dan kualitas, yang dipengaruhi oleh kinerja keuangan.Dengan menyadari pentingnya ukuran non keuangan, banyak organisasi yang masih gagal memasukkan ukuran non keuangan ke dalam kinerja manajemen puncak kurang akrab dengan pengguanaan keuangan tersebut.

Ukuran Internal Dan Eksternal. Perusahaan harus melakukan keseimbanagn diantara ukuran-ukuran eksternal seperti manufaktur.Alasan untuk ini adalah banyak perusahaan yang sering mengorbankan pengembangan internal untuk hasil eksternal atau mengabaikan hasil eksternal, dengan keyakinan bahwa ukuran intrernal sudah cukup.

Empat Persefektif

Berikut ini adalah penjelasan keempat perspektif yang dihubungkan dengan sasaran strategi dan ukuran hasil.

1.      Kinerja Keuangan

Kinerja keuangan mengukur kinerja perusahaan dalam memperoleh laba dan nilai pasar.Ukuran keuangan biasanya diwujudkan dalam profitabilitas, pertumbuhan dan nilai pemegang saham. Alat ukur yang biasa digunakan adalah Return on Investment dan Residual Income. Berikut ini adalah contoh penentuan sasaran strategi dan ukuran hasil dari perpektif keuangan.

Sasaran Strategi	Ukuran Hasil
1.      Meningkatnya financial returns	Kenaikan pangsa pasar
2.      Meningkatnya pendapatan penjualan	Pertumbuhan pendapatan penjualan
3.      Menurunkan biaya	Penurunan biaya penuh

2.      Kepuasan Pelanggan

Kepuasan pelanggan ini diukur dari bagaimana perusahaan dapat memuaskan pelanggan.Alat ukur yang biasa digunakan adalah market share, customer retention, customer acquisition, customer satisfaction dan customer probability.Berikut ini adalah contoh penentuan sasaran strategi dan ukuran hasil dari perspektif pelanggan.

Sasaran Strategi	Ukuran Hasil
1.      Meningkatkan kepercayaan pelanggan	Bertambahnya pelanggan baru dan loyalitas pelanggan
2.      Bertambahnya produk dan jasa baru	Proporsi produk dan jasa baru dari jumlah total produk dan jasa.
3.      Meningkatnya value yang diperoleh pelanggan	Kecepatan respon terhadap permintaan pelanggan.

3.      Proses Bisnis Internal

Dalam perspektif ini kinerja perusahaan diukur dari bagaimana perusahaan dapat menghasilkan produk atau jasa secara efisien dan efektif. Ukuran yang biasa digunakan adalah kualitas, response time, cost dan pengenalan produk baru. Berikut ini adalah contoh penentuan sasaran strategi dan ukuran hasil dari perspektif proses bisnis internal.

Sasaran Strategi	Ukuran Hasil
1.      Meningkatkan perbaikan terhadap layanan kepada pelanggan.	Kepuasan pelanggan
2.      Menurunnya aktivitas yang tidak bernilai tambah.	Kenaikan cycle effectiveness

4.      Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran

Perspektif ini menekankan pada bagaimana perusahaan dapat berinovasi dan terus tumbuh dan berkembang agar dapat bersaing di masa sekarang maupun yang akan datang. Oleh karena itu sumber daya dituntut untuk produktif dan terus belajar agar mempunyai kemampuan dalam berinovasi dan mengembangkan produk baru yang memiliki value bagi customer.Alat ukur yang biasa dipakai adalah employee satisfaction dan information system available.Berikut ini adalah contoh penentuan sasaran strategi dan ukuran hasil dari perspektif pertumbuhan dan pembelajaran.

Sasaran Strategi	Ukuran Hasil
1.      Meningkatkan produktivitas dan komitmen personal	Jumlah personal yang dididik dan dilatih
2.      Meningkatnya kualitas sistem informasi manajemen	Jumlah aplikasi baru yang dipasang dan diimplementasikan

Dari keempat perspektif yang telah dijelaskan tersebut, terlihat bahwa aspek-aspek yang dinilai dalam balanced scorecard meliputi aspek-aspek keuangan (financial aspect) dan aspek-aspek non keuangan (non financial aspect). Pengukuran kinerja manajemen dengan balanced scorecard telah ada keseimbangan antara ukuran keuangan dan non keuangan.

4.      PENERAPAN BALANCED SCORECARD

Kita dapat mengikhtisarkan penerapan suatu balanced scorecard menjadi empat langkah:

1.        Menentukan strategi.

Balanced scorecard membuat suatu jaringan antara strategi dan tindakan operasional. Akibatnya adalah perlu proses penentuan balanced scorecard dengan menentukan strategi organisasi.

2.        Menentukan ukuran dan strategi.

Langkah berikutnya adalah mengembangkan ukuran – ukuran dalam mendukung strategi yang telah diterapkan.Organisasi harus fokus pada ukuran – ukuran penting dari strategi.

3.        Menyatukan ukuran yang sudah ditetapkan ke dalam sistem manajemen.

Balanced scorecard harus disatukan dengan struktur formal dan informal organisasi, budaya, dan praktik-praktik sumberdayanya.Karena balanced scorecard menyediakan alat untuk menyeimbangkan ukuran – ukuran, ukuran – ukuran tersebut dapat menjadi tidak imbang karena sistem lain pada organisasi.

4.        Menelaah ukuran dan hasil secara rutin.

Saat balanced scorecardberjalan, maka secara konsisten harus ditelaah oleh manajemen puncak.

Aspek penting dari telaah ini adalah:

1.      Telaah memberitahukan manajemen apakah strategi telah diterapkan.

2.      Telaah menunjukkan baha manajemen serius terhadap ukuran – ukuran yang ada.

3.      Telaah tetap menggariskan ukuran terhadap strategi yang berubah.

4.      Telaah memperbaiki pengukuran.

Keunggulan Balanced Scorecard

Keunggulan balanced scorecard sebagai metode pengukuran kinerja manajemen dibandingkan dengan pengukuran kinerja tradisional lainnya adalah:

1.      Merupakan konsep pengukuran yang komprehensif. Balanced scorecard menekankan pengukuran kinerja tidak hanya pada aspek kuantitatif saja, tetapi juga aspek kualitatif. Aspek financial dilengkapi dengan aspek custumer, inovasi dan pengembangan pasar merupakan fokus pengukuran integral. Melalui empat perspektif, balanced scorecard mampu memandang berbagai faktor lingkungan secara menyeluruh.

2.      Merupakan konsep yang adaptif dan responsif terhadap lingkungan bisnis.

3.      Memberikan fokus terhadap tujuan menyeluruh perusahaan.

6        KELEMAHAN BALANCED SCORECARD

Masalah – masalah yang dapat mengurangi manfaat dari balanced scorecard:

1.      Kurangnya hubungan antara ukuran dan hasil non keuangan.

Tidak ada jaminan bahwa tingkat keuntungan masa depan akan mengikuti pencapaian target pada setiap bidang non keuangan. Inilah masalah terbesar yang ada pada balanced scorecard karena adanya asumsi yang melekat bahwa tingkat keuntungan masa depan akan berasal dari pencapaian ukuran – ukuran balanced scorecard.

2.      Fixation on Financial Result.

Pencapaian ukuran keuangan seringkali tidak dikaitkan dengan program insentif sehingga tekanan baik dari pemegang saham maupun dewan direksi berpengaruh pada pencapaian target.

3.      Tidak adanya mekanisme perbaikan.

Seringkali perusahaan tidak memiliki mekanisme perbaikan jika ukuran – ukuran hasil tidak ada.

4.      Ukuran – ukurannya tidak diperbaharui.

Banyak perusahaan tidak memiliki mekanisme formal untuk memperbaharui ukuran – ukuran agar segaris dengan perubahan strategi.Hasilnya, perusahaan menghasilkan ukuran yang berdasarkan strategi sebelumnya.

5.      Pengukuran terlalu berlebihan.

Beberapa kali ukuran kritis dapat dilakukan sehingga para manajer kehilangan fokus.

6.      Kesulitan dalam menentukan trade-off.

Tweet

Postingan terkait:

— Friday, January 6, 2017 — Add Comment — Semester V